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亚博石油化工学院学生档案管理办法

发布日期:2013-09-04

北石化院发〔201375

第一章   

第一条  使学生档案管理工作规范化、制度化和科学化,根据《亚博石油化工学院档案管理办法》及有关文件规定,特制定本办法。

第二条  为完整、精确、系统、安全地保管学生档案,全校的普通全日制本科生和研究生档案由大学生服务中心集中统一管理,包括学生档案的接收、查借阅、归档、转递、留存等工作。

第三条  大学生服务中心把学生档案工作列入工作计划,在人员编制、岗位设置、经费预算、办公条件、学生档案室建设等方面给予学生档案工作必要的支持和保证。

第四条  建立全校学生档案工作管理网络。各教学院(系)配备一名兼职学生档案管理人员,负责本单位学生档案材料的收集、毕业生档案的整理、归档等工作。

第二章  学生档案接收

第五条  学生档案接收主要是指对已被亚博录取的考生档案的接收。

第六条  新生档案有两种形式:纸制档案和电子档案。

第七条  新生档案接收方式有两种:

(一)档案统一寄至学校,学生档案室直接接收;

(二)学生自带档案,学生档案室直接接收。

第八条  其它情况的档案接收按有关规定执行。

第三章  学生档案查借阅

第九条  学生所在教学院(系)主管学生工作副书记、辅导员或所在班级的班主任可以查阅相关学生档案,但需办理登记手续;用人单位需查阅档案的,由负责就业工作的辅导员核实情况,并办理登记手续;其它需要查阅学生档案的,需经学生工作部门主管领导批准。

第十条  查阅人不得将学生档案带出学生档案室外。

第十一条  特殊情况需借阅学生档案,需经主管学生档案工作的领导签字批准,并办理相关手续。

第十二条  学生档案查借阅人须按规定履行查借阅登记手续,并注明查借阅事由。查借阅学生档案时,须填写相关登记表,遵守阅档规定,爱护档案资料,不得在档案资料上划圈、划线条、做记号、涂改等,不得抽取、撤换、拍摄、复制档案内容材料。学生档案查借阅完毕后须交大学生服务中心学生档案管理人员检查其完整情况,待检查无误后方可离开学生档案室。

第四章  学生档案归档

第十三条  学生档案归档是指对学生自入学之日起,受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文字材料的归档。归档材料是学生在校期间学习成绩、学籍证明、行为表现、毕业情况等的重要凭证。

第十四条  学生档案归档的具体材料包括:

(一)本科生

1.高校学生登记表;

2.各科学业成绩(在校就读期间各科成绩);

3.高校毕业生体检表;

4.高校毕业生登记表;

5.违纪处分材料(受教学院(系)以上机构行文处分的材料);

6.奖励材料(获得教学院(系)以上机构行文奖励的材料,例如:荣誉称号登记表(校级、市级)、优秀毕业生登记表等);

7.献血材料;

8.组织发展材料:入党(团)申请书、入党(团)志愿书、思想汇报、入党积极分子考查表、预备党员考查表、党(团)组织关系,学生干部登记表、党(团)内奖惩等;

9.学籍变动材料:因休学、复学、退学、留级、转学、参军、出国等学籍变动相关证明材料;

10.贷款材料:因获得了国家助学贷款或贷学金,且在离校前尚未还清应还金额的有关情况证明材料(例如:还款确认书);

11.学位证复印件;

12.就业通知书;

13.学生军训个人鉴定;

14.其它需要装档的材料。

学生毕业前,由各教学院(系)学生档案管理员完成以上归档材料的收集工作,在学生档案室内统一归档,其中第14项为毕业生档案中必有的材料。

(二)研究生

1.入学注册时应提供的全部档案材料;

2.研究生入学登记表;

3.党员、团员或党的积极分子有关材料;

4.参加民主党派有关材料;

5.各种奖励、表彰登记表等;

6.纪律处分、学籍处理有关材料;

7.学位材料,包括:成绩单、指导教师对论文的学术评议书、评阅人对论文的学术评议书、学位论文答辨委员会决议、学位授予决定;

8.毕业生登记表;

9.毕业生体检表;

10.就业通知书;

11.贷款材料;

12.其它应存档的材料。

研究生归档工作由研究生工作处负责协调相关工作,学生档案室工作人员负责档案的转递工作。

第十五条  归档要求

(一)相关人员应本着对社会、对学生负责的态度注重材料的真实性和严肃性,认真做好档案材料的归档工作,避免漏装、错装等问题的发生;

(二)所有归档材料必须是有关手续办理完毕后的最终材料;

(三)对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备;

(四)归档材料必须文字工整,字迹清晰;

(五)归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续,填写《学生档案归档记录表》;

(六)如归档材料不符合归档要求,学生档案室有权退回,由送交单位按要求重新组织整理;

(七)原则上已归档的材料不能撤出。

第五章  学生档案转递

第十六条  学生档案的转递是指由于新生未报到、学生学籍变动和学生毕业等情况而引起的学生档案的转出。

第十七条  对于未报到的新生,学生档案室根据教务处、研究生处提供的未报到本科新生、未报到研究生名单将其档案以机要的形式转递至考生所在地招生办,并填写《学生档案转递记录表》

第十八条  因学籍变动需将档案转出的,学生持《离校清单》经各相关部门核实无误并签字盖章后,到学生档案室办理档案转出手续。

第十九条  毕业生档案的转递

(一)凡持有就业通知书的毕业生,其档案以机要形式转出;

(二)考取硕士生、博士生、双学位的学生,凭录取学校的调档函办理档案转出手续;

(三)亚博生源未就业的毕业生档案,由大学生服务中心按上级规定时间统一转至毕业生户籍所在区县人事局毕业生就业工作部门;

(四)其它情况的档案转递按相关规定处理。

第二十条  学生档案原则上应以机要形式寄出或由学生档案管理人员直接履行交接手续,特殊情况需本人自带档案的,必须履行相关手续(接收档案单位出具的自带档案证明)。

第六章  学生档案留存

第二十一条  学生档案留存是指京外生源毕业生由于有留京意向且正在等待单位审批进京手续或由于志愿服务西部、当村官等原因而导致的无法转出学生档案的保存及管理。

第二十二条  学生档案留存必须履行相关手续,具体政策依据当年上级相关部门的毕业生有关政策执行(参见《毕业生就业工作暂行规定》相关内容)。

第二十三条  其它原因导致的无法转出的学生档案按档案管理的相关规定进行处理。

第七章   

第二十四条  本办法由大学生服务中心负责解释。

第二十五条  本办法自发布之日起执行,原《亚博石油化工学院本科生档案管理办法》(学生服务[2009]29号)同时废止。

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